10 astuces pour une réunion à distance réussie

Depuis le début du confinement et la généralisation du télétravail, les réunions à distance sont devenues la norme !

Mais cela peut être compliqué lorsque l’on a une mauvaise connexion, du bruit autour de nous, ou l’impression que tous les jours se ressembles.

Voici 10 bonnes pratiques pour organiser des réunions à distance dans de bonnes conditions :

– Choisir le bon outil

Le choix de l’outil dépendra de vos besoins en terme participants, de partage d’écran/documents ou non et du prix.

Si votre structure utilise déjà certains outils, évitez de les multiplier pour ne pas augmenter les couts ou complexifier les échanges.

Voici quelques exemples : Teams, Zoom, Skype, Webex, GoToMeeting, Sparkup… et pourquoi pas HouseParty pour organiser un apéro entre collègues.

– Rendre les réunions plus ludiques, efficaces et collaboratives

Pour cela je vous invite a faire des sondages, des nuages de mots, des votes en live, des quizz, des brainstorm etc.. grâce aux outils tels que Klaxoon, Beekast, Kahoot, Sparkup.

– Simplifier l’accès à la réunion

Si vous avez déjà l’habitude d’utiliser un outil pensez juste à mettre le lien de connexion vers l’outil collaboratif dès la création de votre invitation avec les codes d’accès associés.

Si vous utilisez l’outil depuis peu ajouter le guide d’utilisation de l’outil et assurez-vous avant la réunion que les personnes qui sont moins technophiles aient réussi à se connecter, pour gagner du temps et ne pas les stigmatiser.

– Garder de bons réflexes

Tout comme lors de réunion physique, soyez à l’heure, invitez les bonnes personnes, envoyez un ordre du jour en amont, des documents à consulter avant la réunion voire encore mieux un travail préparatoire envoyé 24/48h avant la réunion.

– Privilégier les réunions courtes

La concentration et l’attention lors de réunions à distance est difficile à maintenir sur une longue durée car les collaborateurs ont plus de distraction (comme les enfants !)

Favorisez donc les réunions plus courtes (30 à 45 minutes maximum), quitte à diviser en deux les sujets à aborder.

– Vérifier son matériel !

Pour que la réunion se passe dans les meilleurs conditions, vérifiez que votre matériel est fonctionnel (Micro / Vidéo / Wifi), et que vous êtes installé dans une pièce calme, avec une tenue correcte et les dossiers à traiter.

– Anticiper les perturbations

Si vos enfants ou votre conjoint surgit lors de votre réunion dites quelque chose pour briser la glace et faire sourire vos collègues qui doivent être dans la même situation que vous. Idem si votre connexion n’est pas stable et que vous disparaissez de la réunion de façon impromptue!

– Adoptez les bonnes pratiques pendant la réunion

– Mettez la vidéo en début de réunion, car il est plus agréable de savoir à qui on s’adresse. Bon à savoir : sur certaines applications, vous pouvez flouter l’arrière-plan pour ne laisser apparaître que votre visage.
– Coupez votre micro lorsque vous ne parlez pas pour réduire la gène occasionné par les bruit autour de vous.
– Faire attention, a ce que la parole ne soit pas monopolisé par certains pour permettre aux plus discrets de s’exprimer aussi. Pour cela, ayez à porté de mains la liste des participants et interrogez les si besoin.
– S’il y a beaucoup d’intervenants sans vidéo et/ou qui ne se connaissent pas, demandez à ce que chaque personne prenant la parole rappelle son prénom.
– Organisez un tour de table en début et fin de réunion pour donner l’occasion à tous de s’exprimer.
– Partagez votre écran pour que tout le monde avance au même rythme, une seule interface commune est plus efficace.
– En fin de réunion, récapitulez les actions concrètes pour chacun et les étapes suivantes claires.

– Remercier tout le monde et demander des feedbacks

Remerciez les participants pour le temps qu’ils vous ont accordé et envoyez leur un questionnaire de satisfaction lorsque la réunion est terminé. On a toujours des pistes d’amélioration à apporter ou de nouveaux sujets à aborder.

– Envoyer le compte-rendu

Une réunion sans compte-rendu est bien souvent une perte de temps car l’écrit permet de se rappeler les sujets et actions à mettre en place le lendemain et plus. En effet, nous sommes nombreux et nombreuses à faire plusieurs dossiers en simultané et nous ne pouvons pas tout retenir.

Pour conclure :

Toutes ces bonnes pratiques doivent vous permettre de réaliser des réunions productives voir même de gagner du temps en allant à l’essentiel avec une audience ayant déjà réfléchi au sujet.

Mais vous le savez déjà, une réunion préparé est une réunion réussi ! 😉.

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